Externalisation de la paie
Externalisation de la paie
Externaliser sa paie : pourquoi et comment
1. Le constat de départ
Lors des litiges de travail, il s'avère que plus de 80 % des bulletins de paie sont faux ou erronés.
Ces litiges sont très souvent tranchés au tort de l'employeur, alors même qu'il avait tous les moyens de les éviter.
Pourquoi ces erreurs sont-elles si fréquentes ?
Deux causes, qui se renforcent l'une l'autre :
Cause 1 : le manque de ressources humaines qualifiées.
Traiter la paie en interne suppose une compétence technique que peu d'entreprises possèdent réellement.
Cause 2 : le coût d'une paie juste.
Mettre en place une paie fiable demande des investissements supplémentaires :
- acquisition de machines ;
- acquisition d'un logiciel de paie ;
- formation des utilisateurs ;
- contrat de maintenance ;
- interventions des fournisseurs.
Le résultat de cette équation est bien connu : beaucoup d'employeurs traitent leur paie avec des moyens insuffisants, et découvrent le problème le jour du contentieux.
C'est pour sortir de cette impasse, disposer de bulletins conformes à la législation et se dégager des tâches récurrentes, que les employeurs confient leur paie et l'administration de leur personnel à des structures extérieures.
2. Pourquoi externaliser sa paie ?
Trois bénéfices, à trois niveaux différents : la sécurité juridique, le temps, et la continuité.
2.1 Confier votre paie à des spécialistes : la sécurité
Vous accédez à une expertise qui n'est pas forcément présente dans votre entreprise, et vous évitez les risques d'erreurs.
Point décisif : les spécialistes de la paie engagent leur responsabilité sur les prestations qu'ils réalisent. Autrement dit, le risque ne pèse plus sur vous seul.
2.2 Vous concentrer sur votre cœur de métier : le temps
En entreprise, ce sont les tâches administratives répétitives, à date fixe, qui pèsent le plus :
- traitement et édition des fiches de paie, en conformité avec la législation et votre convention collective ;
- journaux de paie ;
- états de charges ;
- déclarations de taxes sur les salaires.
Ces tâches mobilisent une énergie et une disponibilité que vous souhaiteriez consacrer à d'autres priorités. Elles exigent un investissement considérable en temps et en efforts, et les résultats obtenus ne sont pas toujours bons.
Le raisonnement est simple : beaucoup d'efforts, pour un résultat incertain, sur une activité qui n'est pas votre métier. Déchargez-vous sur un prestataire qui en a fait le sien.
2.3 Augmenter votre flexibilité : la continuité
Au Mali, l'environnement est plus social qu'économique. La personne qui gère la paie en interne est, elle aussi, une salariée : elle a des absences justifiées ou non, des congés, un congé maternité, des arrêts maladie.
Chaque absence devient alors une paie retardée. En externalisant, vous ne vous retrouvez plus jamais face à cette situation : le service continue, quoi qu'il arrive.
3. Comment externaliser sa paie ?
Le périmètre de la prestation
Notre prestation couvre la chaîne complète :
Collecte de vos données salariales, traitement, puis production des documents destinés à vos employés, à vous-même et aux organismes sociaux.
Elle commence à partir d'un seul salarié.
Reprise d'une paie en cours d'année
Vous n'avez pas besoin d'attendre janvier. Lorsque nous reprenons une paie en cours d'année :
- Les employés conservent leurs droits et avantages acquis ;
- Après cumul de ces droits et avantages, nous enregistrons les informations que vous jugez utile de nous communiquer ;
- Le traitement s'effectue dans un logiciel courant au Mali : SAARI ou Malipaie.
Ce que vous recevez, à bonne date
Après traitement de la paie, nous vous transmettons :
| Document | À quoi il sert |
|---|---|
| Les bulletins de paie édités | Remise aux salariés |
| Les déclarations sociales (INPS et CANAM) | Obligations envers les organismes |
| Les états de charges | Suivi comptable |
| Les journaux de paie | Traçabilité et comptabilisation |
| Les fiches de congés | Suivi des droits acquis |
| La situation des avances et prêts | Suivi financier du personnel |
| Les états nominatifs du personnel | Suivi des effectifs |
La facturation
Nos services sont facturés en fonction du nombre de bulletins émis. Le coût suit donc directement votre effectif réel : pas d'investissement fixe, pas de licence à amortir.
4. Réversibilité : vous n'êtes jamais enfermé
C'est souvent la première inquiétude, et la réponse est simple.
Vous pouvez reprendre votre paie en interne à n'importe quel moment de l'année, tout comme nous pouvons la reprendre à tout moment.
Nous garantissons une réversibilité totale des informations, dans les meilleures conditions possibles. Vos données restent les vôtres.
L'essentiel en 5 points
- Plus de 80 % des bulletins de paie sont erronés en situation de litige, et le tort revient presque toujours à l'employeur.
- La cause n'est pas la négligence, mais le manque de compétence disponible et le coût d'une paie fiable en interne.
- Externaliser apporte trois gains : la sécurité juridique (responsabilité engagée du prestataire), le temps rendu au cœur de métier, et la continuité de service.
- La prestation va de la collecte des données à la remise des documents, dès 1 salarié, avec facturation au bulletin émis.
- La réversibilité est totale : vous reprenez la main quand vous le voulez.