Charges salariales
Frais de transport et de voyage
1. Définition
Les frais de transport et de voyage sont les dépenses supportées à l'occasion d'un déplacement professionnel décidé par l'employeur, et prises en charge par lui.
Ils ne se limitent pas au trajet. Ils couvrent le déplacement et tout ce que ce déplacement rend nécessaire : se loger, se nourrir, subsister hors de son lieu de travail habituel.
Trois éléments les caractérisent, et doivent être réunis :
| L'élément | Ce qu'il signifie | |
|---|---|---|
| 1 | Une dépense réelle | Une somme a effectivement été engagée, et peut être établie |
| 2 | Une origine professionnelle | Le déplacement procède d'une décision de l'employeur, non d'une initiative personnelle |
| 3 | Une prise en charge par l'employeur | L'entreprise en supporte le coût, en nature ou par remboursement |
Ce que la définition exclut d'emblée. Une somme versée sans qu'aucun déplacement n'ait eu lieu, ou sans qu'aucune dépense n'ait été engagée, ne relève pas de cette catégorie, quel que soit le nom qu'elle porte au bulletin de paie.
2. Le principe
Les frais de transport et de voyage payés par l'employeur aux travailleurs ne constituent pas des éléments de salaire, à une condition : qu'ils correspondent à des dépenses réellement engagées.
Toute la matière tient dans cette condition. Elle est ce qui sépare un remboursement d'un complément de salaire déguisé.
| Un remboursement de frais | Un complément de salaire | |
|---|---|---|
| Ce qu'il fait | Rembourse une dépense que le salarié a avancée | Rémunère le travail fourni |
| Ce qu'il produit pour le salarié | Il le remet à l'équilibre | Il l'enrichit |
| Est-ce un revenu ? | Non | Oui |
3. Ce que ces frais recouvrent
| Frais | Ce qu'ils couvrent |
|---|---|
| Frais de subsistance ou perdiem | Les dépenses courantes engagées en déplacement |
| Frais d'hébergement | Le logement pendant le déplacement |
| Frais de transport | Le déplacement lui-même |
| Frais de restauration | Les repas pris en déplacement |
Ce que ces quatre postes ont en commun. Aucun n'existerait sans le déplacement demandé par l'employeur. Le salarié n'aurait supporté aucune de ces dépenses s'il était resté à son poste habituel.
C'est ce lien de causalité qui fonde le remboursement : l'entreprise couvre un coût que son propre besoin a créé.
4. Comment vérifier qu'il s'agit bien d'un remboursement
Un versement présenté comme un remboursement de frais peut, en réalité, présenter le caractère d'un salaire. Trois critères permettent de le déterminer.
Critère 1 : la fixité ou constance
Le montant ne doit pas dépendre du bon vouloir de l'employeur.
Si celui-ci peut faire varier arbitrairement le montant d'un moment à l'autre, ou d'un salarié à l'autre, il ne s'agit plus d'un complément de salaire mais d'une libéralité.
Dans le cas contraire, l'élément de rémunération sera soumis à cotisation.
Une nuance essentielle : la fixité ne s'entend pas de façon rigide. Elle s'accommode d'un pourcentage ou d'un taux dont le montant réel varie, par exemple une prime de bilan ou de résultat, qui suit les encaisses.
Ce qui compte n'est donc pas que la somme soit identique, mais que la règle le soit.
Critère 2 : la permanence, continuité ou régularité
Les éléments de rémunération doivent être versés régulièrement et à la même époque aux salariés, ou à la catégorie homogène de l'entreprise.
La régularité enlève tout caractère aléatoire au versement, au point que le salarié l'intègre dans ses habitudes de consommation.
C'est là le test décisif : un versement sur lequel on peut compter cesse d'être une compensation ponctuelle. Il devient une part du revenu.
Critère 3 : la généralité ou homogénéité
Le salaire de base, les primes, les indemnités et les avantages doivent être versés à l'ensemble des travailleurs, ou à une catégorie homogène d'entre eux : par fonction, par attribution, par âge…
Dans ce cas, les conditions d'attribution sont déterminées par :
- les conventions collectives ;
- les accords d'établissement ;
- les statuts particuliers ;
et non en fonction des dépenses réellement engagées par chaque employé.
C'est ici que se lit la ligne de partage la plus nette.
Un versement calculé selon une règle collective relève du salaire.
Un versement calculé sur les dépenses effectives de chacun relève du remboursement de frais.
Un même intitulé peut donc recouvrir l'un ou l'autre, selon la manière dont le montant est déterminé.
Les deux conditions supplémentaires
Si le salaire, la prime, l'indemnité ou l'avantage en nature remplit effectivement ces trois conditions, il faut encore :
| La condition | |
|---|---|
| 4 | Qu'il soit exclusif de toute intention libérale de la part de l'employeur |
| 5 | Qu'il apparaisse comme un complément de salaire aux yeux des travailleurs |
L'application aux cas courants
| Élément | Traitement |
|---|---|
| Le salaire de base | Toujours soumis au paiement des cotisations |
| Les indemnités qui correspondent réellement à des remboursements de frais | Très souvent non soumises |
Le mot « réellement » porte toute la règle.
Une somme qualifiée de remboursement mais versée de façon fixe, régulière et générale, sans lien avec des dépenses effectives, réunit en fait les critères du salaire. C'est la nature du versement qui commande, jamais son intitulé.
5. Le régime applicable
Les frais de transport et de voyage ne constituant pas des revenus pour le salarié, ils ne sont soumis à aucun prélèvement :
| Prélèvement | Application |
|---|---|
| ITS : Impôt sur les Traitements et Salaires | Non soumis |
| INPS : Institut National de Prévoyance Sociale | Non soumis |
| CANAM : Caisse Nationale d'Assurance Maladie | Non soumis |
La logique de ce régime. Impôt et cotisations s'assoient sur des revenus. Un remboursement n'enrichit pas celui qui le reçoit : il lui restitue une somme qu'il avait avancée. Il n'y a donc pas d'assiette.
6. Les deux règles de traitement
| La règle | Pourquoi | |
|---|---|---|
| 1 | Ils ne doivent pas être comptabilisés sur la fiche de paie | La fiche de paie retrace la rémunération. Y inscrire un remboursement le présenterait comme un revenu, et brouillerait la qualification que tout ce qui précède vise à établir |
| 2 | Ils doivent constituer des charges pour l'employeur | La dépense a été engagée dans l'intérêt de l'entreprise : c'est à ce titre qu'elle est comptabilisée |
Les deux règles se répondent.
Le même franc CFA sort du même compte, mais il ne raconte pas la même chose selon l'endroit où il est inscrit. Sur la paie, il devient un élément de rémunération. En charges, il reste ce qu'il est : le coût d'un déplacement demandé par l'entreprise.
La comptabilisation n'est donc pas une question de forme : elle est la traduction du régime.
L'essentiel en 7 points
- Les frais de transport et de voyage sont les dépenses réelles supportées à l'occasion d'un déplacement professionnel décidé par l'employeur, et prises en charge par lui.
- Ils ne sont pas des éléments de salaire, à condition qu'ils correspondent à des dépenses effectivement engagées.
- Ils recouvrent les frais de subsistance ou perdiem, d'hébergement, de transport et de restauration.
- Trois critères révèlent au contraire un caractère de salaire : fixité, régularité, généralité, auxquels s'ajoutent l'absence d'intention libérale et la perception comme complément de salaire.
- La ligne de partage la plus nette : un montant fixé par une règle collective relève du salaire ; un montant suivant les dépenses réellement engagées relève du remboursement.
- N'étant pas des revenus, ces frais ne sont soumis ni à l'ITS, ni à l'INPS, ni à la CANAM.
- Deux règles de traitement : jamais sur la fiche de paie, toujours en charges pour l'employeur.