L'indemnité de déplacement

1. Définition

L'indemnité de déplacement est un forfait versé aux salariés dont la fonction impose des déplacements réguliers dans le cadre du service.

Elle ne compense pas le trajet domicile-travail, ni un voyage exceptionnel : elle couvre les déplacements que la fonction elle-même rend nécessaires, de façon récurrente.

NB : à ne pas confondre avec les frais de transport et de voyage, l'indemnité de transport et l'indemnité de monture personnelle.

2. La condition : être justifiée par la fonction

Elle doit être justifiée par la fonction.

C'est la condition centrale, et elle porte une exigence précise : le déplacement doit découler du poste, non des habitudes ou de l'organisation personnelle du salarié.

Les fonctions citées

Fonction	Pourquoi elle déplace
Commerciaux	Le métier s'exerce chez le client : la prospection et le suivi supposent d'aller vers l'extérieur
Comptables	Les démarches se font auprès d'organismes : banques, impôts… qui exigent une présence physique

Ce que ces deux exemples ont en commun, et ce qui les distingue.

Le commercial se déplace vers le marché : son activité est par nature extérieure à l'entreprise. Le comptable se déplace vers l'administration et les partenaires : son activité est intérieure, mais elle impose des démarches au-dehors.

Dans les deux cas, le déplacement n'est pas un accessoire du travail : il en est une composante. C'est ce qui justifie l'indemnité.

Ce que la condition exclut

Un salarié dont la fonction ne comporte aucun déplacement régulier ne se trouve pas dans la situation que l'indemnité vise à compenser, quelle que soit son ancienneté ou son niveau de responsabilité.

La justification par la fonction est donc à la fois le fondement de l'indemnité et sa limite.

3. La forme : un forfait

Accordée sous forme de forfait.

Ce que le forfait apporte	Ce qu'il évite
Un montant connu à l'avance, versé sans reconstitution poste par poste	La collecte et le traitement de justificatifs pour chaque trajet

Pourquoi le forfait est adapté à ce cas précis. Lorsque les déplacements sont occasionnels, le remboursement au réel est praticable : on rembourse ce qui a été dépensé.

Lorsqu'ils sont quotidiens et nombreux, le cas d'un commercial, le remboursement au réel devient ingérable : il faudrait justifier chaque trajet, chaque jour. Le forfait règle cette difficulté sans changer la nature de la prise en charge.

4. La règle de calibrage

Montant concordant avec les déplacements.

C'est la contrepartie du forfait, et la phrase mérite d'être prise au sérieux.

Le terme	Ce qu'il exige
Concordant	Le montant doit correspondre à la réalité des déplacements effectués
Avec les déplacements	La référence est l'activité réelle du salarié, non un montant décidé isolément

Le forfait simplifie le calcul, il ne dispense pas du lien avec la réalité.

Un forfait calibré sur les déplacements réels de la fonction reste une prise en charge de frais : il en simplifie seulement la gestion.

Un forfait sans rapport avec des déplacements effectifs, versé de façon uniforme à des salariés qui ne se déplacent pas, ne compense rien. Il présente alors les caractéristiques d'un complément de salaire, et en suit le régime.

Comment calibrer en pratique

	La démarche
1	Identifier les fonctions qui imposent réellement des déplacements
2	Estimer la fréquence et l'étendue de ces déplacements pour chaque fonction
3	Fixer un forfait par fonction, correspondant à cette estimation
4	Réviser le forfait lorsque l'activité de la fonction évolue sensiblement

La quatrième étape est celle qu'on oublie. Un forfait calibré il y a cinq ans sur une activité qui a changé n'est plus « concordant ». La concordance n'est pas acquise une fois pour toutes : elle se vérifie.

5. Ce qu'il faut être en mesure d'établir

	L'élément justificatif
1.	Que la fonction impose des déplacements : fiche de poste, définition de fonction, nature de l'activité
2.	La base de calcul du forfait, et son rattachement à une fréquence de déplacement estimée
3.	La cohérence entre le forfait versé et l'activité réelle du bénéficiaire

L'essentiel en 5 points

1. L'indemnité de déplacement couvre les déplacements imposés par la fonction, dans le cadre du service.
2. Elle doit être justifiée par la fonction : ce sont des exemples comme les commerciaux et les comptables, banques, impôts, qui sont visés.
3. Elle est accordée sous forme de forfait, ce qui évite de justifier chaque trajet.
4. Son montant doit être concordant avec les déplacements réellement effectués.
5. Un forfait déconnecté de tout déplacement réel cesse d'être une prise en charge de frais.