Droit du travail
Certificat de travail : quatre mentions autorisées, et tout ce qu'il ne doit pas contenir
Un réceptionniste quitte l'hôtel après quatre ans. Le directeur lui remet un certificat où il a pris soin d'écrire, croyant bien faire, que le départ fait suite à des retards répétés. Deux mois plus tard, le salarié perd une embauche dans un établissement concurrent et se présente devant le tribunal du travail avec le certificat à la main. La pièce qui devait clore la relation vient de la rouvrir.
1. Une obligation de dix lignes, une sanction à six chiffres
Ibrahim Keïta dirige l'Hôtel Djoliba, quarante salariés, une forte saisonnalité et donc beaucoup de départs. Il considère le certificat de travail comme une formalité de courtoisie. Le Code du travail en fait une obligation sanctionnée deux fois : pénalement par une amende, et civilement par des dommages-intérêts.
L'Hôtel Djoliba et les personnes citées dans cet article sont fictives : leurs noms servent uniquement d'exemple.
À l'expiration du contrat, l'employeur doit, sous peine de dommages-intérêts, remettre au travailleur, au moment de son départ définitif de l'entreprise ou de l'établissement, un certificat indiquant exclusivement la date de son entrée, celle de sa sortie, la nature et les dates des emplois successivement occupés, et la catégorie professionnelle de classement de la convention collective dont le travailleur relève (Code du travail, article L.61).
Trois éléments de cette phrase commandent tout le reste. « À l'expiration du contrat » : le certificat est dû quelle que soit la cause du départ, démission comprise, et même en cas de licenciement pour faute lourde. « Au moment de son départ définitif » : il se remet le jour du départ, pas sur demande ultérieure. Et « exclusivement » : le Code énumère ce que le certificat contient, et cette énumération est fermée.
Pourquoi la règle existe
Le certificat de travail est le passeport professionnel du salarié. Il lui permet de prouver son expérience à un futur employeur, et il permet à ce futur employeur de vérifier que le poste précédent est régulièrement clos, ce qui n'est pas indifférent, puisque le nouvel employeur est solidairement responsable du dommage causé au précédent s'il a embauché un travailleur qu'il savait déjà lié par un contrat de travail.
La limitation à quatre mentions protège l'autre versant : elle empêche que le document devienne un instrument de représailles. Un salarié qui part mal ne doit pas emporter avec lui une pièce qui l'empêchera de retrouver du travail.
Le certificat n'est pas une appréciation. C'est une attestation de faits, et rien d'autre.
2. Les quatre mentions, une par une
| Mention | Ce qu'elle recouvre |
|---|---|
| La date d'entrée | Le premier jour de la relation de travail, période d'essai comprise lorsque celle-ci s'est poursuivie en engagement définitif |
| La date de sortie | Le dernier jour du contrat, préavis inclus lorsqu'il a été exécuté |
| La nature et les dates des emplois successivement occupés | Chaque poste tenu, avec ses dates, dans l'ordre chronologique : c'est la seule mention qui peut occuper plusieurs lignes |
| La catégorie professionnelle de classement | La catégorie de la convention collective dont le travailleur relève, telle qu'elle figure au contrat et au registre d'employeur |
La troisième mention est celle que les entreprises remplissent le plus mal. Un salarié entré comme aide-cuisinier, devenu commis puis chef de partie, n'a pas occupé un emploi mais trois, et le certificat doit porter les trois avec leurs dates. C'est précisément ce que le futur employeur regarde, et c'est ce qui donne au document sa valeur.
La quatrième renvoie à la convention collective applicable. Si votre entreprise relève d'une convention de branche, indiquez la catégorie telle qu'elle y est définie. À défaut de convention, indiquez le classement retenu au contrat et reporté au deuxième fascicule du registre d'employeur.
Le certificat est exempt de tous droits
Ce certificat est exempt de tous droits de timbre et d'enregistrement, même s'il contient la formule « libre de tout engagement » ou toute autre formule ne constituant ni obligation ni quittance. Le Code général des impôts le confirme de son côté : les certificats de travail sont dispensés du timbre, encore qu'ils contiennent d'autres mentions que celles prévues au Code du travail, dès lors que ces mentions ne contiennent ni obligation, ni quittance, ni convention donnant lieu au droit proportionnel.
Ce que vous devez faire
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3. Ce qu'il est interdit d'y écrire
Le mot « exclusivement » ferme la liste. Tout ce qui n'y figure pas est en trop, et le Code ajoute une interdiction distincte : à peine de dommages-intérêts, l'employeur ne peut fournir des renseignements tendancieux ou erronés sur le compte du travailleur.
| Mention interdite | Pourquoi | Ce qu'elle risque de coûter |
|---|---|---|
| Le motif du départ | Il ne figure pas dans la liste de l'article L.61 | Dommages-intérêts si le salarié établit un préjudice |
| Une appréciation sur le travail ou la conduite | Même raison, et elle devient tendancieuse dès qu'elle est négative | Dommages-intérêts, en plus de l'amende |
| La mention d'une sanction disciplinaire | Le certificat n'est pas un extrait de dossier disciplinaire | Dommages-intérêts |
| Une date inexacte | Renseignement erroné au sens du texte | Dommages-intérêts, et contestation possible de l'ancienneté |
| Un solde de tout compte intégré au certificat | Le certificat ne doit contenir ni obligation ni quittance | Perte de l'exemption de droits, et confusion avec le reçu |
Exemple. L'Hôtel Djoliba mentionne sur le certificat d'un réceptionniste que son départ fait suite à des retards répétés. L'intéressé perd de ce fait une embauche à 180 000 FCFA par mois et reste quatre mois sans emploi.
- Fondement invoqué par le salarié : renseignements tendancieux au sens de l'article L.61
- Préjudice allégué : 180 000 × 4 = 720 000 FCFA de salaires perdus
- S'y ajoute l'amende encourue pour l'infraction à l'article L.61, de 50 000 à 200 000 FCFA
- Le motif du départ, lui, n'avait aucune raison de figurer sur le document
L'erreur la plus fréquente
Vouloir être juste. Le directeur qui écrit « départ pour faute » pense informer loyalement le marché ; celui qui écrit « excellent élément » pense rendre service. Les deux sortent de la liste, et le second crée une difficulté symétrique : une appréciation élogieuse portée sur un certificat devient un engagement dont le salarié pourra se prévaloir si vous le licenciez ensuite pour insuffisance.
Le certificat ne dit ni du bien ni du mal. Il dit des dates.
Ce que vous devez faire
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4. Quand le remettre, et que faire si le salarié ne vient pas
Le certificat se remet au moment du départ définitif. Ce n'est pas une formalité à accomplir dans le mois, ni sur demande écrite : c'est un document à préparer avant le dernier jour, pour le remettre ce jour-là.
Le Code prévoit le cas de l'absent : si la remise du certificat de travail au travailleur n'est pas possible du fait du travailleur, le certificat est tenu à sa disposition par l'employeur. La formule est précise. Elle vous impose deux choses : établir le certificat malgré tout, et le conserver disponible. Elle ne vous impose pas de le poster, mais elle ne vous autorise pas à ne pas l'établir.
En pratique, trois précautions valent d'être prises. Établir le certificat en deux exemplaires, en faire signer un au salarié contre décharge, et conserver cet exemplaire signé au dossier. Adresser, lorsque le salarié ne se présente pas, une lettre recommandée l'informant que son certificat est à sa disposition. Et ne jamais conditionner la remise à la restitution du matériel, au paiement d'un trop-perçu ou à la signature d'un reçu : le certificat n'est pas une monnaie d'échange.
L'erreur la plus fréquente
Retenir le certificat tant que le salarié n'a pas rendu son badge, son uniforme ou son téléphone. La restitution du matériel relève d'une autre discussion, et sa rétention ne suspend pas une obligation que le Code fait naître au jour du départ. Le travailleur chargé de responsabilités ne peut certes pas quitter son emploi avant d'avoir rendu ses comptes, mais cette règle concerne la reddition des comptes, pas la délivrance du certificat.
Un certificat ne se négocie pas contre un badge.
Ce que vous devez faire
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5. Le certificat parmi les autres documents de fin de contrat
Le certificat de travail n'est qu'une pièce parmi celles que le départ met en mouvement, et il ne remplace aucune des autres. Sur le calcul de l'indemnité due en cas de licenciement, voir notre article sur Indemnité de licenciement.
| Document ou formalité | Quand | Fondement |
|---|---|---|
| Certificat de travail | Au moment du départ définitif | Code du travail, article L.61 |
| Paiement du salaire et des indemnités | Dès que prend fin la prestation de service | Article L.103 |
| Indemnité compensatrice de congés payés | Immédiatement lors de la rupture, si le congé n'a pas été pris | Article L.162 |
| Indemnité de licenciement, de services rendus ou de départ à la retraite | Selon la cause du départ et l'ancienneté | Articles L.53, L.54 et L.55 |
| Titres de voyage et de transport | Exigibles pendant 2 ans à compter de la cessation du travail | Article L.169 |
| Déclaration de mouvement de sortie | Dans les 8 jours de la fin du travail | Code de prévoyance sociale, article 163 |
Le reçu pour solde de tout compte n'est pas un quitus
La mention « pour solde de tout compte » ou toute mention équivalente souscrite par un travailleur après l'arrivée à terme ou la résiliation de son contrat, par laquelle il renonce à tout ou partie des droits qu'il tient de son contrat de travail, ne peut pas lui être opposable.
Le Code va plus loin encore : l'acceptation sans protestation ni réserve d'un bulletin de paye, l'apposition d'une signature et même la mention « pour solde de tout compte » sur le registre des paiements ne valent pas renonciation au paiement de tout ou partie de la rémunération. Un reçu signé documente donc ce que vous avez versé ; il ne ferme aucune réclamation.
Le reçu prouve un paiement. Il n'éteint pas une créance.
6. Ce que coûte un certificat refusé, tardif ou inexact
Les infractions aux dispositions de l'article L.61 sont punies d'une amende de 50 000 à 200 000 FCFA, portée de 100 000 à 400 000 FCFA en cas de récidive. C'est l'une des amendes les plus élevées du Code pour une obligation qui tient en un document d'une page.
Cette amende se cumule avec les dommages-intérêts que l'article L.61 prévoit deux fois : une première fois pour le défaut de remise du certificat, une seconde pour les renseignements tendancieux ou erronés. Et elle est encourue autant de fois qu'il y a d'infractions, sans que le total puisse excéder cinquante fois le taux maximum.
Exemple. À la fin de la saison, l'Hôtel Djoliba n'a délivré aucun certificat à trois extras qui ont travaillé quatre mois chacun.
- Infraction retenue : défaut de délivrance du certificat de travail
- Salariés concernés : 3
- Au taux maximum de 200 000 FCFA : 3 × 200 000 = 600 000 FCFA
- Plafond légal applicable : 50 × 200 000 = 10 000 000 FCFA, très loin d'être atteint
- S'y ajoutent, pour chaque salarié qui établit un préjudice, les dommages-intérêts prévus par l'article L.61
Un dernier point mérite d'être signalé aux dirigeants : les chefs d'entreprise sont civilement responsables des condamnations prononcées contre leurs fondés de pouvoir ou préposés. Déléguer la rédaction des certificats à un responsable administratif ne déplace pas la responsabilité finale.
Une page oubliée coûte davantage qu'un mois de salaire du saisonnier qu'elle concerne.
Précision sur le sujet : le certificat et les autres attestations de fin de mission
Trois documents voisins se confondent souvent avec le certificat de travail, alors qu'ils relèvent de régimes distincts.
L'attestation de fin de stage, d'abord. À l'issue du stage de formation professionnelle des jeunes diplômés, l'entreprise est tenue de délivrer une attestation écrite précisant la période et la catégorie professionnelle correspondant à l'emploi tenu au cours du stage. C'est une obligation propre au contrat qualification, distincte du certificat de travail.
Le certificat de qualification professionnelle, ensuite. L'apprenti dont le temps d'apprentissage est terminé passe un examen devant l'organisme désigné par arrêté conjoint des ministres chargés du travail et de la formation professionnelle, et c'est à cet organisme, non à l'employeur, qu'il revient de délivrer le certificat en cas de succès. L'obligation de l'employeur consiste à inscrire l'apprenti à cet examen.
Les titres de voyage et de transport, enfin. Le travailleur qui a cessé son service peut en exiger la délivrance auprès de son ancien employeur dans un délai maximum de deux ans à compter de la cessation du travail, étant précisé qu'ils ne sont délivrés qu'en cas de déplacement effectif. Le délai de deux ans est une raison supplémentaire de conserver le dossier du salarié bien après son départ.
L'essentiel en 6 points
- Délivrer le certificat au moment du départ définitif, quelle que soit la cause de la rupture, faute lourde comprise.
- Se limiter aux quatre mentions autorisées : date d'entrée, date de sortie, nature et dates des emplois successifs, catégorie de classement.
- Reprendre chaque poste occupé avec ses dates, et non le seul dernier emploi.
- N'y porter ni motif de départ, ni appréciation, ni mention de sanction : le texte dit « exclusivement ».
- Si le salarié ne se présente pas, établir le certificat et le tenir à sa disposition, en l'en informant par écrit.
- Ne jamais conditionner la remise du certificat à la restitution du matériel ou à la signature d'un reçu.