La gestion du personnel : cinq domaines, un fil conducteur

Cinq domaines, un fil conducteur : chaque décision RH se prépare avant d'être prise, et se documente au moment où elle l'est.

La gestion du personnel recouvre tout ce qui va du recrutement au départ. C'est un ensemble vaste, mais qui s'organise autour de cinq domaines, chacun avec ses obligations propres et ses échéances.

Un fil conducteur les relie tous : en droit du travail malien, c'est à l'employeur qu'il revient de prouver la légitimité de ses décisions. La règle est posée à propos du licenciement, où l'employeur doit établir l'existence d'un motif légitime, et reprise pour le licenciement économique, où lui incombent la preuve du motif et celle du respect de l'ordre des licenciements. Elle explique pourquoi une bonne gestion du personnel est d'abord une gestion écrite (Code du travail, articles L.48 et L.51).

1. Les cinq domaines

Domaine	Ce qu'il recouvre
Le recrutement et l'entrée	Choix du contrat, écrit, dépôt, immatriculation, visite médicale d'embauche
La vie du contrat	Avenants, modifications, promotions, période d'essai, discipline
Le temps et les absences	Horaires, heures supplémentaires, congés, suspensions, remplacements
La rémunération	Grilles, primes, avantages, bulletins, déclarations
La sortie	Rupture, préavis, indemnités, solde de tout compte, certificat de travail

Chacun de ces domaines fait l'objet d'articles dédiés. Cette fiche donne la vue d'ensemble et les points de jonction, c'est-à-dire les endroits où une décision prise dans un domaine produit ses effets dans un autre.

2. Le choix du contrat : la décision qui commande le reste

C'est la première décision, et celle dont les conséquences se déploient le plus longtemps. Le principe est constant : le contrat à durée indéterminée est la règle, les autres formes sont des exceptions justifiées par un besoin temporaire.

Le besoin	Le contrat	La borne
Permanent	Contrat à durée indéterminée	Aucune
Temporaire, à date connue	CDD à terme précis	2 ans, et 2 renouvellements hors catégories exemptées
Temporaire, lié à un événement	CDD à terme imprécis, avec durée minimale	Idem
Absence d'un salarié en suspension légale	Contrat de remplacement, nommant la personne remplacée	Le retour du titulaire
Ouvrage à réaliser	Contrat d'ouvrage	L'achèvement ; non renouvelable, et hors plafond de 2 ans

Une précision sur la deuxième ligne : cinq catégories de travailleurs échappent au compte des renouvellements, dont le saisonnier et le travailleur engagé en complément d'effectif pour un surcroît d'activité. Le plafond de deux ans, lui, reste opposable à tous, sauf au contrat d'ouvrage déterminé.

Se tromper ici ne se rattrape pas en cours de route : la poursuite d'une relation au-delà des limites légales emporte, de plein droit, l'exécution d'un contrat à durée indéterminée. Voir Gestion de la main-d'œuvre.

3. Les points de jonction à connaître

Certaines décisions produisent des effets en cascade, dans des domaines différents. Ce sont celles qu'il faut traiter avec le plus de méthode :

Décision	Effets ailleurs
Modifier un horaire	Peut constituer une modification substantielle du contrat, donc supposer un avenant
Accorder un avantage en nature	Il entre dans les bases de calcul, y compris celles des indemnités de fin de contrat
Prolonger un CDD	Compte dans les renouvellements et dans le plafond de deux ans
Accorder une absence	Détermine si elle s'impute ou non sur le congé annuel
Promouvoir un salarié	Change la catégorie, donc le préavis, l'essai et souvent la grille
Externaliser la paie	Ne transfère ni la responsabilité légale ni la conservation des registres

La deuxième ligne est la plus coûteuse lorsqu'elle est manquée. La rémunération retenue pour l'indemnité de licenciement englobe toutes les prestations constituant une contrepartie du travail, à la seule exclusion de celles qui ont le caractère d'un remboursement de frais ; et les primes, commissions et prestations diverses entrent dans le calcul du préavis et des dommages-intérêts, sur la base de leur moyenne mensuelle des douze derniers mois. Un logement de fonction oublié dans cette moyenne fausse donc le décompte, et l'erreur se découvre au moment du départ (Code du travail, articles L.53 et L.100).

4. Le rythme de la fonction

Fréquence	Ce qu'il faut faire
Chaque mois	Éléments variables, bulletins, déclarations, mise à jour du registre de paiement
Chaque trimestre	Revue des échéances de contrats et des soldes de congé
Chaque année	Visites médicales périodiques, revue de l'égalité de rémunération, calendrier des jours fériés, fermeture éventuelle
À chaque événement	Accident, grossesse, absence, modification, départ

La ligne trimestrielle est celle qui prévient le plus d'erreurs pour le moins d'effort. Un tableau des échéances tient en une page et évite la reconduction par défaut, qui est la première cause de requalification.

5. Ce qui doit exister, en permanence

• Les contrats de travail et leurs avenants.
• Le registre d'employeur, en trois fascicules, conservé cinq ans après la dernière mention.
• Le registre de paiement, ou son équivalent informatisé, même durée.
• Le règlement intérieur visé et affiché, obligatoire dans les entreprises industrielles, commerciales et agricoles employant au moins dix salariés.
• Les déclarations sociales et fiscales et leurs justificatifs.
• Les attestations de visite médicale et les déclarations d'accident.

Ces six éléments sont exactement ceux que l'inspecteur du travail examine lors d'une visite. Une entreprise qui les tient à jour n'a pas de préparation particulière à faire. Voir Gestion administrative du personnel.

6. Les principes qui traversent tous les domaines

• Le Code est un plancher, la convention collective peut faire mieux. Elle ne se substitue au Code que lorsqu'elle est plus favorable au travailleur : c'est en ces termes que le Code lui-même l'énonce, sur les taux d'indemnité comme sur les durées. La vérifier en premier, donc, mais sans jamais descendre sous le minimum légal.
• Ce qui n'est pas écrit n'existe pas en cas de contestation, et la preuve pèse sur l'employeur.
• Les délais ne se rattrapent pas. Déclaration d'accident sous 48 heures, dépôt d'un CDD avant exécution, entrée en vigueur du règlement intérieur vingt jours après le visa de l'inspecteur (Code du travail, articles L.62 et L.68).
• La constance protège. Une règle appliquée de la même manière à tous se défend ; une exception non justifiée fragilise l'ensemble.

Sur le traitement des différends, voir Gestion des contentieux du personnel.

À retenir

La règle	Ce qu'elle implique
Cinq domaines, un fil conducteur	Préparer avant de décider, documenter en décidant
Le choix du contrat commande le reste	Le CDI est la règle, les autres formes des exceptions
Certaines décisions ont des effets en cascade	Horaires, avantages, promotions, renouvellements
Une revue trimestrielle des échéances	Le meilleur rapport effort-résultat de la fonction
Six documents à tenir en permanence	Ce sont ceux que l'inspecteur examine
La convention collective ne l'emporte que si elle est plus favorable	Le Code reste le plancher, la vérifier en premier