Gestion administrative du personnel : obligations et échéances – APPM

Un matin, un inspecteur du travail se présente à la réception de l'hôtel et demande le registre d'employeur, le registre des paiements et les contrats des extras recrutés pour la saison. Le directeur des ressources humaines fouille les armoires. Une heure plus tard, il manque un fascicule, trois contrats ne sont pas déposés et un cuisinier accidenté la semaine dernière n'a jamais été déclaré à l'INPS. Chaque trou a un prix.

Notre fil rouge fictif : Wassa Hôtel, établissement hôtelier à Bamako, 40 salariés permanents, qui renforce ses équipes chaque saison.

1. De quoi parle-t-on exactement ?

La gestion administrative du personnel regroupe les formalités que la loi impose autour de chaque salarié : contrats, déclarations, registres, visites médicales, documents de fin de contrat. Elle ne crée pas de valeur visible, mais elle fournit les preuves dont l'entreprise a besoin face à l'inspection, à l'INPS (Institut national de prévoyance sociale) ou au juge.

L'inspecteur du travail peut entrer à tout moment dans l'établissement et exiger la production de tout registre ou document prescrit par le Code (article L.296). Ce qui n'existe pas ce jour-là est une infraction constatée.

Ce qui n'est pas écrit au bon moment n'existera pas le jour où il faudra le prouver.

2. À l'embauche : les formalités à boucler

Formalité	Qui est concerné	Délai
Contrat écrit	CDD, apprentissage, temps partiel, travailleur étranger ; recommandé pour tous	Avant la prise de poste
Dépôt à l'inspection du travail	CDD de plus de trois mois	Avant tout commencement d'exécution
Dépôt pour avis à l'inspection régionale	Salarié installé par l'employeur hors de sa localité, après visite médicale	Non fixé par le Code
Visa de la Direction nationale du Travail et permis de travail	Travailleur étranger	15 jours après le début (contrat de 6 mois au plus), 30 jours au-delà
Visite médicale d'embauche	Tous les salariés	Avant l'embauche, au plus tard avant la fin de l'essai
Déclaration d'embauche à l'INPS	Tous les salariés	Dans les 8 jours
Déclaration à l'organisme de placement	Tous les salariés	Dans les 15 jours (article L.309)
Inscription au registre d'employeur	Tous les salariés	À l'embauche

Le CDD de plus de trois mois doit être déposé avant tout commencement d'exécution. Code du travail, article L.21 Pour le travailleur étranger, la demande de visa incombe à l'employeur ; si l'administration ne répond pas dans les quinze jours, le visa est réputé accordé. Code du travail, article L.29

L'erreur la plus fréquente

Oublier la déclaration d'embauche à l'INPS pour les salariés « en période d'essai ». Le Code de prévoyance sociale impose de déclarer toute embauche dans les huit jours. À défaut, l'INPS peut faire supporter à l'employeur les prestations versées au salarié, et l'employeur encourt une amende. Code de prévoyance sociale, article 163

Exemple. Un commis de cuisine de Wassa Hôtel, embauché depuis trois semaines et jamais déclaré, se brûle gravement. L'INPS peut mettre à la charge de l'hôtel les soins et indemnités journalières (article 165) ; l'amende pénale est de 20 000 FCFA, et de 75 000 à 200 000 FCFA en cas de récidive (article 239).

Ce que vous devez faire

Déclarer chaque embauche à l'INPS dans les huit jours, essai compris.
Déposer tout CDD de plus de trois mois avant le premier jour de travail.
Programmer la visite médicale avant la fin de la période d'essai.

3. Chaque mois : la routine qui protège

Remettre à chaque salarié un bulletin de paie détaillant le brut, les retenues et le net (articles L.104 et L.105). Voir Édition des bulletins.
Payer les salaires mensuels au plus tard huit jours après la fin du mois (article L.103).
Reporter les mentions des bulletins dans le registre des paiements, avec la comptabilité des absences par cause.
Mettre à jour le deuxième fascicule du registre d'employeur : travail effectué, rémunération, congés.
Verser les cotisations INPS dans les quinze premiers jours du mois si l'entreprise emploie plus de 9 salariés, du trimestre sinon (article 199 du Code de prévoyance sociale).
Verser la contribution forfaitaire et la taxe emploi-jeunes dans les quinze premiers jours du mois suivant (Livre des procédures fiscales, articles 297 et 318-B).

Le registre des paiements peut être tenu sur support informatique, à condition de restituer toutes les mentions obligatoires sans risque d'altération. Il se conserve cinq ans après la dernière mention. Code du travail, article L.107

Ce que coûte un retard de cotisations

Exemple. Wassa Hôtel doit 500 000 FCFA de cotisations mensuelles et les verse avec trois mois de retard. Les cotisations non payées à l'échéance sont majorées de 2 % par mois de retard (article 208 du Code de prévoyance sociale).

Majoration : 500 000 × 2 % × 3 = 30 000 FCFA
Montant à verser : 500 000 + 30 000 = 530 000 FCFA

Ce que vous devez faire

Fixer une date interne de paie et de versement des cotisations avant le 15 du mois.
Vérifier chaque mois que registre et bulletins concordent.

4. Les événements à traiter sans attendre

Événement	Ce qu'il déclenche	Délai
Accident du travail	Premiers soins, puis déclaration à l'INPS et à l'inspection régionale	48 heures
Salarié accidenté toujours absent	Demander un certificat médical	Après 3 jours
Maladie non professionnelle	Certificat médical, calcul de l'indemnisation légale	Dès l'absence
Reprise après maladie de plus de 3 semaines ou maladie professionnelle	Visite médicale de reprise	À la reprise
Grossesse	Dossier INPS : certificat médical, attestations de l'employeur	Avant le congé
Naissance au foyer d'un salarié	Congé de naissance de 3 jours	Dans les 15 jours autour de la naissance
Décès du mari d'une salariée	Congé de veuvage sur demande écrite, 4 mois et 10 jours au plus	À la demande
Modification substantielle acceptée	Avenant écrit	Effet après une durée égale au préavis, un mois au plus

L'employeur doit déclarer tout accident du travail ou maladie professionnelle au plus tard dans les 48 heures, en quatre exemplaires, dont un à l'INPS. Code de prévoyance sociale, article 71 Il doit aussi aviser l'inspecteur du travail dans le même délai (article L.176).

Ce que vous devez faire

Désigner une personne chargée de déclarer les accidents du travail dans les 48 heures.
Tenir des formulaires INPS vierges disponibles dans chaque site.

5. Les échéances de calendrier

Certaines obligations ne dépendent d'aucun événement, seulement d'une date. Ce sont les plus souvent oubliées :

Visites médicales : au moins une fois par an, tous les trois mois pour les salariés de moins de 18 ans (article 44 du Code de prévoyance sociale).
CDD : terme, renouvellements, durée maximale de deux ans.
Permis de travail : demande de renouvellement au moins un mois avant l'expiration, et état nominatif du personnel étranger à adresser avant le 31 décembre (arrêté n°2024-4363/MTFPDS-SG).
Congés : un report n'est possible qu'à la demande du salarié, sur deux ans de service au plus, avec au moins huit jours pris la première année (article L.150).
Période d'essai : son terme ferme la possibilité de rupture libre.

Les seuils d'effectif

Effectif	Obligation
Au moins 10 salariés	Règlement intérieur dans les entreprises industrielles, commerciales et agricoles (article L.62)
Plus de 10 salariés	Élection de délégués du personnel (article L.265)
11 salariés habituels	Possibilité de constituer un comité syndical (article L.258)
50 salariés (industrie) ou 100 (autres secteurs)	Comité d'hygiène et de sécurité (article L.280)

Pour le règlement intérieur, voir Règlement intérieur.

Ce que vous devez faire

Tenir un tableau unique des échéances : visites, CDD, permis, congés, essais.
Revoir les seuils d'effectif à chaque recrutement saisonnier.

6. Au départ du salarié

Obligation	Contenu
Paiement	Salaire et indemnités dus dès la fin du service (article L.103), dont l'indemnité de congés acquis (article L.162)
Certificat de travail	Dates d'entrée et de sortie, emplois occupés, catégorie professionnelle
Déclaration de départ à l'INPS	Dans les 8 jours (article 163 du Code de prévoyance sociale)
Registre d'employeur	Inscription de la date de sortie

L'employeur qui ne remet pas le certificat de travail s'expose à des dommages-intérêts. Code du travail, article L.61 La mention « pour solde de tout compte » signée par le salarié ne lui est pas opposable : elle ne le prive d'aucun droit (article L.111).

Combien de temps conserver ?

Les registres se conservent cinq ans après la dernière mention. Les réclamations de salaire, primes et indemnités se prescrivent par trois ans (article L.118). Garder les dossiers individuels au moins trois ans après le départ est donc un minimum.

Ce que vous devez faire

Préparer un décompte de sortie détaillé ligne par ligne.
Remettre le certificat de travail le jour du départ, ou le tenir à disposition.

Précision sur le sujet : le registre d'employeur

Le registre d'employeur comprend trois fascicules : le premier pour l'identité des salariés et leurs contrats, le deuxième pour le travail, la rémunération et les congés, le troisième pour les visas et mises en demeure de l'inspecteur du travail. Code du travail, article L.130

L'arrêté n°2024-4363/MTFPDS-SG du 27 décembre 2024 en précise le contenu (numéro NINA, numéro INPS, permis des étrangers) et impose qu'il soit coté et paraphé par l'inspecteur du travail avant utilisation. Chaque inscription omise ou erronée est punie d'une amende de 20 000 à 50 000 FCFA, appliquée autant de fois qu'il y a d'omissions (article L.319).

L'essentiel en 6 points

Déclarer chaque embauche et chaque départ à l'INPS dans les huit jours.
Déposer les CDD de plus de trois mois avant leur exécution, et faire viser les contrats des étrangers dans les délais.
Remettre un bulletin à chaque paie et tenir le registre des paiements à jour.
Déclarer tout accident du travail dans les 48 heures.
Suivre dans un seul tableau les visites médicales, les CDD, les permis et les seuils d'effectif.
Faire coter et parapher le registre d'employeur, et conserver les registres cinq ans.