L’employeur peut-il exiger une caution du salarié ?

Fin de journée à la Supérette Nafa : les caisses ne tombent pas juste, il manque 18 000 FCFA dans celle d’Awa. Le gérant a une idée : exiger de chaque caissière une caution de 150 000 FCFA, prélevée 25 000 FCFA par mois sur la paie. Simple, pense-t-il. Illégal, en réalité : le Code autorise la caution, mais selon un circuit précis, et chaque retenue sur salaire faite pour la constituer expose l’employeur à une amende.

1. De quoi parle-t-on exactement ?

La Supérette Nafa est une entreprise fictive de 22 salariés à Bamako : son nom et sa situation servent uniquement d’exemple.

Le cautionnement, c’est une somme d’argent que le salarié remet en garantie de sa bonne gestion, par exemple quand il manie de l’argent ou des marchandises. Elle couvre l’employeur si le salarié cause un préjudice, et lui revient à la fin du contrat si tout s’est bien passé.

Le Code du travail ne l’interdit pas. Il l’encadre strictement : quand un employeur exige un cautionnement, la somme est déposée à la caisse d’épargne, sur un livret spécial distinct de tout autre livret du salarié, et elle porte intérêt au taux normal de la caisse (Code du travail, article L.126). Le Code ne fixe pas de plafond au montant.

Pourquoi ce circuit ? Pour que l’argent du salarié ne se confonde jamais avec la trésorerie de l’entreprise. Si l’entreprise fait faillite ou disparaît, la caution reste à l’abri, au nom du salarié.

« La caution garantit l’employeur. Elle ne lui appartient pas. »

2. Le seul circuit autorisé : le livret de cautionnement

Le Code décrit chaque étape (articles L.127 à L.129).

1. Le livret est ouvert à la demande conjointe de l’employeur et du salarié. Il porte le timbre « Livret de cautionnement (code du travail art. L-127) ».
2. Le salarié verse lui-même les fonds sur ce livret, puis remet le livret à l’employeur.
3. L’employeur lui délivre un certificat de dépôt et inscrit le cautionnement, avec le numéro du livret, sur le registre d’employeur.
4. Aucun retrait n’est possible sans l’accord des deux, ou sans une décision de la juridiction civile compétente qui y autorise l’un d’eux (article L.128).

En échange, l’employeur bénéficie d’un privilège sur les sommes déposées : il passe avant les tiers qui voudraient les saisir, et toute saisie-arrêt faite auprès de la caisse publique est nulle de plein droit (Code du travail, article L.129).

L’erreur la plus fréquente

Garder la caution en espèces dans le coffre, ou la mélanger avec la trésorerie. C’est exactement ce que le Code veut empêcher : le dépôt se fait sur un livret au nom du salarié, et nulle part ailleurs.

Ce que vous devez faire

• Ouvrir un livret de cautionnement par salarié, à la demande conjointe des deux parties.
• Délivrer un certificat de dépôt et noter le numéro du livret au registre d’employeur.
• Ne jamais conserver la caution en espèces ni sur un compte de l’entreprise.

3. Constituer la caution par des retenues sur salaire : interdit

Le projet du gérant, prélever 25 000 FCFA par mois sur la paie, se heurte à une règle générale : aucune retenue ne peut être faite sur la rémunération en dehors de celles que le Code énumère (Code du travail, article L.121). Les retenues de droit visent les impôts et cotisations, certains remboursements de logement ou de nourriture et les versements prévus par les conventions collectives (article L.122) ; la constitution d’une caution n’en fait pas partie.

C’est le salarié qui verse lui-même les fonds sur le livret (article L.127). Si une caution est exigée, elle se prévoit dès l’embauche, dans le contrat, et le salarié la constitue avec son propre argent.

Ce que coûte la retenue illégale

L’infraction à l’article L.121 est punie d’une amende de 10 000 à 18 000 FCFA, et en cas de récidive de 20 000 à 50 000 FCFA et d’un emprisonnement de 6 à 10 jours, ou de l’une de ces deux peines (Code du travail, article L.321). L’amende est encourue autant de fois qu’il y a d’infractions (article L.335). Et les sommes retenues restent dues au salarié.

Exemple. Quatre caissières, six retenues de 25 000 FCFA chacune :

Sommes à restituer : 4 × 6 × 25 000 = 600 000 FCFA
Amendes encourues, au maximum : 24 retenues × 18 000 = 432 000 FCFA
Total du risque : 1 032 000 FCFA, pour une caution qui ne protégeait rien

Ce que vous devez faire

• Arrêter immédiatement toute retenue destinée à constituer une caution.
• Restituer les sommes déjà retenues.
• Prévoir la caution dans le contrat, à l’embauche, et la faire constituer par le salarié sur le livret.

4. Quand il manque de l’argent : ce que l’employeur peut vraiment récupérer

Revenons au trou de 18 000 FCFA dans la caisse d’Awa. Même avec une caution régulière, l’employeur ne peut pas se servir seul : le retrait suppose l’accord d’Awa ou une décision de justice (article L.128).

Sans caution, la compensation entre le salaire et une somme due par le salarié, notamment pour réparer un préjudice, n’est possible que dans la limite de la partie saisissable du salaire (article L.123), dont les quotités sont fixées par le décret n°96-178/P-RM du 13 juin 1996 (article D.123-2). Et le Code interdit à l’employeur d’infliger des amendes (article L.121) : une « pénalité de caisse » forfaitaire n’est pas une réparation, c’est une amende. Voir Salaire : ce qu’on paie, quand on le paie, ce qu’on peut retenir.

Pour les postes qui manient de l’argent, une autre voie existe : verser une indemnité de caisse, qui rémunère ce risque. Le Code général des impôts l’exonère d’impôt sur les salaires dans la limite de 10 % du traitement de base. Voir Indemnité de caisse et de gestion.

L’erreur la plus fréquente

Retenir d’office le manquant sur la paie, en totalité. Le préjudice doit être établi, et la compensation reste plafonnée à la partie saisissable du salaire.

Ce que vous devez faire

• Établir le manquant contradictoirement, avec la caissière, avant toute retenue.
• Limiter toute compensation à la partie saisissable du salaire.
• Envisager une indemnité de caisse pour les postes exposés.

Précision sur le sujet : la caution n’est jamais le prix d’une embauche

Le cautionnement garantit la gestion d’un salarié en poste. Il ne peut pas servir à « acheter » un emploi. Les bureaux de placement payant n’ont d’ailleurs pas le droit de percevoir ou d’accepter des dépôts de cautionnement, de quelque nature que ce soit, à l’occasion de leurs opérations (Code du travail, article L.305), et le travailleur n’a jamais à payer pour être placé (article L.304).

Enfin, l’argent de la caution appartient au salarié jusqu’au bout. À la fin du contrat, s’il ne doit rien, le livret lui revient avec ses intérêts, sur accord des deux parties (article L.128). Sur les autres sommes à régler au départ, voir Salaire impayé : recours du salarié, risques pour l’employeur.

L’essentiel en 6 points

1. Réserver la caution aux postes qui le justifient et la prévoir dans le contrat dès l’embauche.
2. Faire déposer la caution par le salarié sur un livret spécial à la caisse d’épargne, jamais dans la trésorerie.
3. Délivrer un certificat de dépôt et inscrire le livret au registre d’employeur.
4. Ne jamais constituer une caution par des retenues sur salaire.
5. Ne retirer la caution qu’avec l’accord du salarié ou une décision de justice.
6. Préférer, pour les postes exposés, une indemnité de caisse à une retenue.