Droit du travail
Registres de l’employeur
Fin de mois à la Clinique Djoliba. La comptable imprime les bulletins de paie, les distribue, puis range les doubles dans un carton. Le registre ? « Tout est dans l’ordinateur. » Le jour où l’inspecteur du travail demande le registre d’employeur coté et paraphé, le carton ne suffit plus : chaque mention manquante se paie, et un litige de salaire vieux de trois ans se perd faute de preuve.
1. De quoi parle-t-on exactement ?
La Clinique Djoliba est une entreprise fictive : une clinique privée de 60 salariés à Bamako, dont 8 travaillent dans une annexe située à 12 km. Son nom et sa situation servent uniquement d’exemple.
Un registre obligatoire, c’est un document que la loi impose de tenir à jour et de présenter à l’inspecteur du travail. Il prouve ce que l’entreprise a fait : qui elle emploie, ce qu’elle a payé, ce que l’inspecteur lui a demandé.
Deux registres forment le socle : le registre des paiements et le registre d’employeur. D’autres s’ajoutent selon l’activité : sécurité des machines, exercices incendie, appareils de levage, comité d’hygiène et de sécurité, délégués du personnel.
Pourquoi cette exigence ? Parce que le registre sert de preuve. En cas de litige sur un salaire, l’employeur doit montrer qu’il a payé, et le salarié dispose de trois ans pour réclamer ses salaires, primes et indemnités (Code du travail, article L.118).
« Un registre bien tenu est la meilleure défense de l’employeur. »
2. Le registre des paiements : la copie de chaque bulletin
À chaque paiement, l’employeur remet au salarié un bulletin de paie individuel, dont les mentions sont reproduites sur le registre des paiements (Code du travail, article L.104). Ce registre contient aussi une comptabilité des absences, ventilées selon leur cause : maladie, accident du travail, absence autorisée ou non (Code du travail, article L.107).
La forme qui lui donne sa valeur
Le registre papier est un ensemble de feuilles fixes à numérotation continue, sous reliure cartonnée. Il est tenu par ordre de dates, sans blancs, lacunes ni surcharges ; les ratures doivent être approuvées par le travailleur (Code du travail, article L.108).
Il peut être remplacé par un fichier ou un listing informatisé, à deux conditions : le support donne toutes les mentions sans risque d’altération, et le registre informatisé est validé par l’autorité compétente, l’INSTAT (article L.107).
L’arrêté n°96-1566 du 7 octobre 1996 admet quelques souplesses. Un carnet à souches aux feuillets numérotés, dont la première et la dernière page sont paraphées, vaut registre (article A.109-10). Dans une entreprise à plusieurs établissements, le registre est tenu dans chaque établissement, sauf accord de l’inspecteur pour un registre commun à une même localité ou région (article A.109.8).
Deux dispenses seulement. L’employeur de personnel domestique n’a pas de registre des paiements, mais il délivre un bulletin (article A.109-12) et conserve cinq ans les doubles émargés (décret n°96-178/P-RM du 13 juin 1996, article D.86-15). Une entreprise agricole de moins de dix travailleurs peut obtenir de l’inspecteur une dispense écrite, temporaire et révocable (article A.109.11).
L’erreur la plus fréquente
Garder les bulletins en vrac, ou dans un tableur que chacun peut corriger. Un fichier modifiable sans trace ne remplace pas le registre : le support doit exclure tout risque d’altération et être validé.
Ce que vous devez faire
- Reproduire chaque bulletin sur le registre, dans l’ordre des dates.
- Noter à chaque paie les absences et leur cause.
- Faire valider tout registre informatisé avant d’abandonner le papier.
3. Le registre d’employeur : trois fascicules et un visa
Le registre d’employeur est tenu constamment à jour, dans les mêmes conditions que le registre des paiements (Code du travail, article L.130). Son contenu est fixé par l’arrêté n°2024-4363 du 27 décembre 2024 (article A.130.1).
| Fascicule | Ce qu’il contient |
|---|---|
| Premier | Les personnes et les contrats : numéro d’ordre, date d’entrée, nomet prénom, date de naissance, numéro de la carte d’identité ou de lacarte biométrique NINA (avec lieu et pays d’émission), nationalité,numéro d’affiliation à l’INPS, date de sortie |
| Deuxième | Le travail, la paie et les congés : emploi, catégorieprofessionnelle, salaire de base, accessoires de salaire, dates descongés payés, numéro du permis de travail pour les étrangers |
| Troisième | Les visas, observations et mises en demeure de l’inspecteur : date,objet, délai assigné, signature, suites données |
Avant toute utilisation, le registre est coté et paraphé par l’inspecteur du travail du ressort : ses pages sont numérotées et visées. Il est tenu au lieu d’exploitation et rempli sans surcharge, sans inscription omise ou erronée (articles A.130.1 et A.130.2). Pour le dossier d’un salarié étranger, voir Embaucher un étranger : permis de travail, dossier, délais, frais.
Chaque établissement tient son propre registre. Exception : les établissements de moins de dix travailleurs situés dans un rayon de 20 km peuvent tenir un seul registre, en indiquant pour chaque salarié, au deuxième fascicule, l’établissement où il travaille (article A.130.3). L’annexe de la Clinique Djoliba, 8 salariés à 12 km, entre dans ce cas ; le plus sûr est de faire valider l’organisation retenue par l’inspecteur au moment du visa.
Des fiches individuelles paraphées par chaque salarié peuvent remplacer le deuxième fascicule. Un fichier informatisé peut remplacer le registre s’il contient toutes les mentions ; l’employeur tient alors un registre séparé pour les observations et mises en demeure de l’inspecteur (article L.130).
Ce que coûte un registre mal tenu
L’infraction à l’article L.130 est punie de 20 000 à 50 000 FCFA d’amende et de 15 jours à 3 mois de prison, ou de l’une de ces peines, et l’amende s’applique autant de fois qu’il y a d’inscriptions omises ou erronées (Code du travail, article L.319). Sur place, l’inspecteur peut percevoir une amende forfaitaire de 18 000 FCFA par inscription omise ou erronée (arrêté n°2024-4363, article 2).
Exemple. Clinique Djoliba, registre d’employeur jamais ouvert pour ses 60 salariés :
Amende forfaitaire sur place : 60 × 18 000 = 1 080 000 FCFA Devant le juge, calcul brut : 60 × 50 000 = 3 000 000 FCFA Plafond de l’article L.335 : 50 × 50 000 = 2 500 000 FCFA Un registre ouvert à temps aurait évité tout ce risque.
Ce que vous devez faire
- Faire coter et parapher le registre par l’inspecteur avant la première inscription.
- Inscrire chaque salarié dès l’embauche, avec son numéro INPS et, pour un étranger, son numéro de permis.
- Tenir un registre par établissement, sauf l’exception des petits sites proches validée par l’inspecteur.
4. Les autres registres, selon votre activité
Le décret n°96-178 et l’arrêté n°96-1566 ajoutent des registres liés à la sécurité et au dialogue social. Tous se tiennent à la disposition de l’inspecteur.
| Registre | Qui est concerné | Ce qu’on y inscrit |
|---|---|---|
| Registre de sécurité (D.170-35) | Toute entreprise dont une machine défectueuse pourrait causer unaccident | Résultat des visites de contrôle, au moins une fois partrimestre |
| Registre des appareils élévateurs (D.170-33) | Entreprises équipées d’ascenseurs ou de monte-charges | Entretien, vérification des câbles et chaînes tous les six mois, desorganes de sécurité une fois par an |
| Registre des exercices incendie (D.170-26) | Établissements réunissant normalement plus de 50 personnes, oumanipulant des matières très inflammables | Date et observations des exercices et essais, au moins tous lestrois mois |
| Registre du comité d’hygiène et de sécurité (D.282-5) | Établissements tenus d’avoir un comité | Procès-verbaux des réunions, résultats des enquêtes aprèsaccident |
| Registre spécial des délégués du personnel (A.275.3) | Établissements de plus de dix travailleurs | Notes écrites des délégués et réponse de l’employeur sous sixjours |
Le registre des délégués est ouvert aux salariés un jour ouvrable par quinzaine, hors des heures de travail, et en permanence à l’inspecteur (article A.275.3). Sur le comité d’hygiène et de sécurité, voir Comité d’hygiène et de sécurité : à partir de quel effectif, comment le faire fonctionner ?
D’autres pièces se conservent sans être des registres : la fiche de visite médicale d’embauche, à présenter à l’inspecteur (Code de prévoyance sociale, article 43), le quatrième exemplaire de chaque déclaration d’accident du travail (article 71), le troisième exemplaire du procès-verbal d’élection des délégués (article L.268) et, pour chaque jeune travailleur, le double de sa carte de travail et un extrait d’acte de naissance (décret n°96-178, article D.189-34).
L’erreur la plus fréquente
Croire que ces registres ne concernent que les grandes usines. Le registre de sécurité vise toute machine dont une défectuosité pourrait causer un accident, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Ce que vous devez faire
- Dresser, site par site, la liste des registres qui s’appliquent.
- Désigner un responsable par registre, avec une date de mise à jour.
- Classer au même endroit les pièces à présenter : fiches médicales, déclarations d’accident, procès-verbaux.
5. Combien de temps les garder ?
Le Code fixe une durée pour les deux registres principaux : cinq ans suivant la dernière mention, pour le registre des paiements comme pour le registre d’employeur et les fiches individuelles qui en tiennent lieu (articles L.108 et L.130). Un support informatique se conserve pendant le même délai que le registre qu’il remplace (article L.107).
| Document | Durée de conservation | Texte |
|---|---|---|
| Registre des paiements ou support informatique | 5 ans après la dernière mention | L.107, L.108 |
| Registre d’employeur, fiches individuelles | 5 ans après la dernière mention | L.130 |
| Doubles des bulletins du personnel de maison | 5 ans | D.86-15 |
| Autres registres | Non fixée : 5 ans par prudence | Aucun |
Attention au point de départ : c’est la dernière mention portée sur le registre, pas sa date d’ouverture. Un registre ouvert en 2015 et encore utilisé en 2026 se garde au moins jusqu’en 2031. Pour les registres sans durée fixée, garder cinq ans couvre largement le délai de trois ans dont dispose le salarié pour réclamer son salaire.
L’erreur la plus fréquente
Détruire les pages d’un salarié parti depuis un an. Le délai ne court pas salarié par salarié : il part de la dernière mention portée sur le registre.
Ce que vous devez faire
- Archiver chaque registre clos avec la date de sa dernière mention.
- Ne rien détruire avant cinq ans après cette date.
- Sauvegarder les registres informatisés sur un support non modifiable.
Précision sur le sujet : les modèles venus d’ailleurs
Beaucoup de modèles circulent sous le nom de « registre unique du personnel » ou de « document unique d’évaluation des risques ». Ce sont des obligations du droit français. Au Mali, le registre du personnel s’appelle le registre d’employeur : il comprend trois fascicules et doit être coté et paraphé par l’inspecteur avant usage. Un modèle importé risque d’omettre le troisième fascicule, celui des mises en demeure de l’inspecteur, et les mentions maliennes comme le numéro NINA ou le numéro INPS.
Sur la paie et ses justificatifs, voir Paie au Mali : payer à temps, au bon endroit, et en garder la preuve. Sur les amendes encourues, voir Quelles amendes l’employeur risque-t-il s’il ne respecte pas le Code du travail ?
L’essentiel en 6 points
- Reproduire chaque bulletin de paie sur le registre des paiements, avec les absences et leur cause.
- Faire coter et parapher le registre d’employeur par l’inspecteur avant la première inscription.
- Tenir les trois fascicules à jour, y compris les observations de l’inspecteur.
- Ouvrir les registres de sécurité, d’incendie, du comité et des délégués quand l’activité l’impose.
- Conserver registres et supports informatiques cinq ans après la dernière mention.
- Faire valider tout registre informatisé et le protéger contre toute modification.